Al hablar sobre los aspectos que deben considerar los directores o dueños de empresas pequeñas cuando piensan adoptar herramientas tecnológicas nuevas, en particular en el rubro de TI, hemos mencionado en notas anteriores cinco aspectos que deben tomarse en cuenta. Uno de ellos corresponde a identificar y medir adecuadamente la eficiencia traída a los procesos y prácticas internas, así como el ahorro en costo asociado a estas eficiencias.
Si bien este aspecto es importante para soportar una buena decisión, en muchos casos no se considera cuidadosamente por cuestiones tan fundamentales como la falta de claridad en los procesos mismos y sus indicadores de control. Ante una situación así, ¿cuál es el curso de acción? La respuesta es hacer el análisis de la manera más práctica posible pero con la rigurosidad suficiente para poder discernir con certeza si bajo este aspecto es conveniente lanzarse en la implementación de la solución, aunque esto implique detenerse como un paso previo, a analizar con detalle el proceso y definir los puntos de control. Esto ya representa en sí mismo un valor, pues aunque el resultado llegara a sugerir que no es conveniente ir por el camino originalmente planteado, se habrá obtenido información y visibilidad sobre el proceso y su composición. Por el otro lado, si resulta que la adopción de nueva TI es conveniente, tendrá ya la empresa un elemento más de certeza, y al mismo tiempo, el mecanismo para continuar midiendo el desempeño de los procesos impactados y el efecto en el costo.
Ahora bien, ¿cuál es la mejor forma para llevar a cabo las tareas mencionadas? Sin duda, en este caso también el valor de la consultoría es manifiesto, pues permite a la empresa tener acceso a conocimiento y experiencia externos en el análisis de sus procesos, lo que garantiza neutralidad, independencia y un sentido crítico orientado a encontrar oportunidades de mejora.
En conclusión, parte importante del éxito en un proyecto de adopción de nuevas herramientas de TI es una correcta evaluación del impacto en la eficiencia de procesos que repercute en costos. En muchos casos el número que resulta como ahorro proyectado a un corto plazo, después de descontar el costo de implementación y operación de la herramienta, es lo suficientemente atractivo como para inclinar la balanza en el sentido de integrar la nueva tecnología.